El dueño se enteró de que un canal había caído 14 % cuando cerró el mes. Ahora se entera al día siguiente.

1. 01

   Qué no se sabía

   Hasta el cierre, nada. Y en el cierre, dos personas daban dos cifras de ventas distintas, porque una restaba las notas de crédito y la otra no.

   Qué se miraba y qué no

   Un Excel que administración armaba los jueves, seis horas de trabajo, con datos del ERP, de la app y de la planilla de logística. Se miraba el viernes, y contaba lo que había pasado hasta el miércoles.

2. 02

   Qué apareció al mirar

   En el primer mes con reglas diarias aparecieron tres cosas que el reporte semanal no habría mostrado a tiempo. Un cliente que pesa 7 % de las ventas bajó su pedido semanal a la mitad; el vendedor lo llamó al día siguiente, supo que había recibido una oferta de la competencia, y la igualó. Una lista de precios se cargó mal en la app, con un producto al 40 % de su precio: el aviso llegó a las 8 de la mañana siguiente, con 90 pedidos hechos y no 1.400. Y el canal mayorista venía cayendo 3 % por semana desde hacía cinco semanas, y nadie lo había visto porque cada semana sola no llamaba la atención.

3. 03

   Qué decisión cambió

   Los tres avisos terminaron en una acción el mismo día. Y se escribió, por primera vez, qué significa «ventas netas»: una sola definición, con las notas de crédito restadas, para todos. Desvíos detectados: 7 por mes, 5 con acción. Fuentes: de 4 a 1. Las seis horas del jueves, como consecuencia, ya no existen.

4. 04

   Qué construimos

   Una base donde entra el ERP, la app de pedidos y la planilla de logística, cada dos horas. Cada número tiene una definición escrita. Sobre esa base, ocho reglas miran los datos todos los días a las 8 y avisan por WhatsApp a quien corresponde: el vendedor si es su cliente, logística si es una entrega, el dueño si es un canal. A las 8:30 el dueño recibe un resumen de una pantalla. Qué hacer con cada aviso lo decide la persona que lo recibe.

   Cómo funciona

   • El ERP, cada dos horas
   • La app de pedidos
   • La planilla de logística

   ↓

   El sistema

   Junta, define, avisa

   JuntaDefineAvisa

   Ocho reglas, todos los días a las 8. Una sola definición de «ventas netas».

   ↓

   • Aviso por WhatsApp a quien corresponde
   • El resumen de una pantalla, a las 8:30

   Qué hacer con cada aviso lo decide la persona que lo recibe.

5. 05

   Cómo se mide de acá en adelante

   Avisos por mes y % con acción, fuentes al día (días con todas las fuentes actualizadas). Lo mira el dueño a las 8:30.

permiso por escrito del cliente: nombre, número, período, frase