Se controlaba el 15 % de las facturas contra su orden de compra. El resto se pagaba confiando.

1. 01

   Qué no se sabía

   Cuánto se estaba pagando de más. Nadie lo había calculado porque calcularlo era el trabajo que no se hacía.

   Qué se miraba y qué no

   Las facturas de más de $2 millones y las de tres proveedores que ya habían dado problemas. Las otras 1.500 por mes, nadie.

2. 02

   Qué apareció al mirar

   En el primer mes, con el 100 % cruzado, aparecieron 94 facturas con diferencia (5,2 %), por $11,8 millones. Sesenta y una con un precio distinto al de la orden. Veintidós con más cantidad facturada que la del remito. Once facturadas dos veces, con distinto número.

3. 03

   Qué decisión cambió

   Compras reclamó a 14 proveedores con el detalle adelante. Dos proveedores pasaron a revisión previa al pago. Y se cerró una discusión de años: la diferencia de precio no era «cosas del mercado», era un proveedor que facturaba con la lista vieja cuando le convenía. Cobertura: de 15 % a 100 %. Tiempo de conciliación: de tres días por mes a cuatro horas, como consecuencia.

4. 04

   Qué construimos

   La factura entra, el sistema busca la orden de compra y el remito en el ERP, compara precio unitario, cantidad, condición de pago y CUIT, y aprueba lo que coincide. Lo que no coincide queda en una lista para compras con la diferencia calculada y el documento de origen. Compras decide si reclama o acepta.

   Cómo funciona

   • La factura del proveedor, por mail
   • La orden de compra y el remito, en el ERP

   ↓

   El sistema

   Busca, compara, aprueba

   BuscaComparaAprueba

   Precio, cantidad, condición de pago y CUIT, en las 1.800 por mes.

   ↓

   • Aprobada para pagar, la que coincide
   • La lista para compras, con la diferencia calculada

   Compras decide si reclama o acepta cada diferencia.

5. 05

   Cómo se mide de acá en adelante

   Diferencias por mes en pesos y por proveedor, % recuperado. Lo mira el gerente de compras.

permiso por escrito del cliente: nombre, número, período, frase